Kategori – Via TT

Vi släpper pressrummet 2.0



Vi ställde tidigare i år frågan till våra journalister vad de tyckte var viktigast när de besöker ett pressrum.  Deras åsikter är grunden för sommarens stora uppdatering som innehåller en rad förbättringar.  På kvällen den 16 juni släpper vi vårt nya pressrum, med de största förändringarna sedan vi lanserade Via TT. Förändringarna gäller bara de hostade pressrummen på Via.

Hantera dina kontakter

Uppgradera vissa kontakter till primära, informera om kontaktens tillgänglighet eller dölj dem. Primära kontakter får en VIP-placering i pressrummet, så att journalister snabbt kan ringa till dem utan att söka bland kontakterna. 


Gruppera kontakterna efter funktion eller ämnesområden. Samla alla i ledningen eller alla era ämnesexperter under en grupp så att journalisterna ser direkt vem de ska ringa om vad. Läs mer. 


Sortera ditt pressmaterial i kategorier

Skapa samlingar med olika typer av pressmaterial som handlar om samma ämne. Det gör det enkelt för intresserade att snabbare hitta alla relaterade bilder, statistik, grafiker med mera. Läs mer.

 

Skapa en egen, sökbar mediebank i ditt pressrum

Namnge dina bilder, skriv beskrivningar, lägg dem i kategorier och hantera rättigheter. Använd Via TT som mediebank för allt pressmaterial. Ladda upp dokument, logotyper eller videor. Filerna blir sökbara för alla. Du kan också dölja filer om du vill bygga upp en privat mediebank med filer som inte är sökbara eller tillgängliga för utomstående. Läs mer.



Bädda in bilder

Lagra alla dina bilder på exempelvis Flickr och bädda in dem i mediebanken.  

Redigera fokuspunkten i bilder

Ställ in fokuspunkten i dina bilder så att beskärningen av bilderna som visas i pressrummet blir optimal. Läs mer.

Enklare att prenumerera

Bädda in vår prenumerera-länk på din webbsida, i e-postsignaturer eller sociala medier. De som klickar på länken får upp en dialogruta där de kan välja att prenumerera på alla era pressutskick. Läs mer.

 

Tekniska förbättringar

I denna uppdatering har vi gjort en del större förändringar under huven, som syftar till att förbättra sökmotorernas sätt att indexera ditt innehåll i pressrummet.

I korthet har vi:

  • förbättrat prestandan och hastigheten, nu laddas innehållet ännu snabbare än tidigare vilket är särskilt bra för dem som läser dina pressmeddelanden via mobilen,
  • gjort om responsiviteten för att göra upplevelsen bättre för dem som surfar in via mobil och padda,
  • förbättrat url-strukturen till innehållet i ditt pressrum så att sökmotorer enklare kan läsa in vad det är för något
  • tagit bort skräp som indexerats i onödan.

Vill du veta hur du gör i ditt befintliga pressrum, eller vill du veta mer om Via TT? Läs våra guider på supportsidorna eller kontakta oss direkt på 08-6922615


Pressmeddelandets förbjudna lista



Det är mycket lättare att skriva pressmeddelande än man först kan tro.  Pressmeddelandet har ett visst antal komponenter som alltid bör finnas med; rubrik, notisversion (ingress), brödtext, citat, kontaktuppgifter och länkar. Har du bara en nyhet så brukar det mesta falla på plats av sig självt. När du har börjat att författa texten finns det dock några fallgropar du bör vara vaksam på. 

Här listar vi de viktigaste sakerna som du bör undvika i ett pressmeddelande:

  • Ulf Lundell-språk.  Strunta i långa och krångliga meningar med en massa kommatecken och bisatser. Två korta meningar är oftast bättre än en lång.
  • Ernest Hemingway-språk. Extremt korta meningar kan ge texten en hård, stötig och ibland till och med komisk prägel.  
  • Modeord: Uttryck som känns rätt i dag kan lätt kännas gamla och trötta redan i morgon.  Hoppa därför över uttryck som "det kärvar", "slå ett slag för", "starta upp", "ställa upp på" och "uppleva sin situation". 
  • Klyschor: Språkliga uttryck som har använts så frekvent att de slitits ut och endast används av slentrian ska också undvikas. Som till exempel "boven i dramat", "slog en järnring", "komma in i bilden", "komma till skott" och "lägga locket på".
  • Konsultsvenska. Uttryck som ”fokusera brett”, "Ikläda sig marknadsledarhatten", ”stretcha visionen”, ”DoA, dead on arrival”, ”Pinpointa" och "Användargenererat content" ska naturligtvis undvikas.
  • Förkortningar. Skriv ut dem istället. Förkortningar som "bland annat", "bland andra", "cirka", "med flera", "det vill säga", "etcetera", "med mera", "och dylikt" och "och så vidare" skrivs ut just så.

Lycka till!



Fler tips på ämnet:

Fem steg för att hitta nyheten

Pressmeddelandemall – en guide över pressmeddelandets anatomi


Fyra knep för att ta bättre pressbilder



Det enklaste sättet att öka intresset för ditt pressmeddelande är att bifoga pressbilder. Pressbilder är tacksamt för medier som vill publicera din nyhet, eftersom det är tids-och kostnadskrävande att skicka dit en fotograf som ska ta egna bilder. En bra pressbild är bilden som demonstrerar nyttan med din tjänst eller produkt, som kan påvisa allvaret i problemet som du kan lösa eller ger ett ansikte åt något som annars förblir anonymt för läsaren. Ett vanligt misstag kan vara att bara bifoga produktbilder som säger föga mer om produkten än att den finns. Självklart har produktbilden sin givna plats,  exempelvis i inspirationskollage, produktrecensioner, "plock-sidor" med mera, men glöm inte att säkra upp med bilder på när produkten eller tjänsten används.

Här är fyra perspektiv att ta i beaktande som hjälper dig att ta mer intressanta pressbilder:

  • Målgruppen. Vilka bilder skickar du till vilka medier? Featurebilagor, glossy magasin eller kvällspress – alla har de olika bildspråk. Låt de också fungera som inspiration för dina bilder. Hur ser de andra bilderna ut i respektive media? 
  • Narrativet. Tänk ut en historia som bilden ska berätta. Är det människan som påverkas, produkten eller tjänsten som löser ett problem eller allvaret i situationen som ska avbildas?
  • Känslorna. Vilka känslor ska betraktaren få? Igenkänning? Köplust? Inspiration?
  • Tonaliteten. Låt nyheten sätta tonen för bilderna. En glad nyhet kan med fördel illustreras av en leende vd. En mer dämpad nyhet kommer till sin rätt med en sober bild.

Situation #1 Produktbilden
Du vill ha en bild som visar din nya produkt eller tjänst. Välj ut en situation där din produkt eller tjänst bidrar med den största nyttan. Det viktigaste är att produkten eller tjänsten faktiskt används. Du kan också visa på känslorna hos personen när den används, om det till exempel är en digital tjänst som är svår att fotografera. Eller bild på den digitala tjänsten i rätt miljö, så som i mobiltelefonen och så vidare. Som komplement är det bra med en produktbild med neutral bakgrund så att produkten enkelt går att frilägga, men tänk på att det inte är en katalog du fotograferar för.

Situation #2 Personporträttet
Den absolut vanligaste pressbilden är porträttbilden på företrädare för verksamheten. Ett grundläggande tips är att alltid använda nytagna och högupplösta bilder på den som är citerad. Hur ska personen som avbildas framträda? Beroende på hur personen fotograferas förmedlar bilden olika budskap. Om personen avbildas i sin arbetsmiljö ger det ett mer professionellt intryck än om hen avbildas tagen ur sin miljö, som exempelvis på gatan utanför kontoret. Inget är rätt eller fel utan det handlar om vad sammanhanget ska förmedla. Tänk också på personens kroppsspråk. Uppställt och med neutralt ansiktsuttryck eller in action och mindre regisserat. Pressbilderna ska samspela med innehållet i pressmeddelandet.

Situation #3 Nyhetsbilden
Du vill ha pressbilder från ett event eller en händelse. En nyhetsbild strävar efter att vara autentisk. Undvik därför arrangerade situationer eller bilder som är hårt redigerade, till exempel orealistiskt ljusa bilder.  Bilder som kanske inte är tekniskt riktiga kan göra jobbet bra ändå, om de bara sammanfattar budskapet.
Fundera också över utsnittet. Allt som syns i bilden är budskapsbärande. Ska varumärkets logotyp finnas med? Vilken färgskala syns i bilderna? Ska färgerna vara i linje med varumärkets grafiska profil? Fotograferar du inne på kontoret är det en god idé att rensa bort sladdar eller andra störande element, som annars riskerar skapa distraktionsmoment i bilden.
Avslutningsvis vill vi också tipsa om att hellre fota fler bilder än färre. Formatsäkra och välj samma motiv i både stående och liggande format och variera samma motiv med neutrala och mer färgglada bakgrunder.  Då ökar chansen för att någon av bilderna faller redaktören i smaken eller fungerar med den övriga layouten.
 




Myter och fakta om pressrummet




Läs inlägget: Så tar du bättre pressbilder.

”Journalister besöker aldrig pressrum”. ”Pressrummet hos en leverantör är A och O, annars finns du inte”

Åsikterna om vikten av ett pressrum går vida isär hos tyckare. Sant är att de fyller en funktion, men kanske inte den du tror. Vi ville veta hur journalisterna själva upplevde pressrummen och hur de använder dem. Vi ställde en rad frågor till våra egna journalister och fick en del intressanta svar:

  • Fyra av fem journalister uppgav att de besöker företags/myndigheters/organisationers sajter för att hitta nyheter.
  • En tredjedel uppgav att de specifikt besökte pressrum på sajterna.
  • En tredjedel besöker pressrummen på sajterna dagligen. Ytterligare 20 procent besöker dem på veckobasis. Resterande mer sällan.
  • 25 procent uppger att de besöker pressrum hos en pressmeddelandeleverantör.
  • 40 procent besöker aldrig pressrum hos en pressmeddelandeleverantör.
  • 72 procent läser pressmeddelanden skickade med e-post.


Av de svarande tyckte de att följande var viktigast i ett pressrum:

  1. Kontaktuppgifter (81 %)
  2. Pressmeddelanden/företagsnyheter (60 %)
  3. Dokument (undersökningar, statistik, mm) (52 %)
  4. Bilder/videor (28 %)
  5. Logotyper, kalender (3 %)

Det här gillar de svarande med pressrum i dag:

  • De som publicerar direktnummer till experter.
  • Högupplösta pressbilder med tydlig byline, vad som är på bilden och hur bilden får användas.
  • Kontaktuppgifter.

Det här gillar inte journalister med pressrum i dag:

  • Frånvaron av telefonnummer/kontaktuppgifter till nyckelpersoner.
  • Sökfunktioner.
  • Dåligt uppdaterade/långsamma med nyheter
  • Att inte de kontaktpersoner som finns är tillgängliga.

Undersökningen tecknar bilden av att pressrummen fyller en viktig funktion för journalister som letar nyheter.  De föredrar dock att leta nyheter och material på din egen sajt framför ett pressrum hos en leverantör. Pressrummet hos leverantören är inte oviktigt men klart underordnat att ha ett uppdaterat pressrum på din egen sajt. Långt fler journalister är mer bekväma med att läsa pressmeddelanden i e-postformat framför att leta efter dem hos en leverantör.  

Egentligen är det inget märkligt. Er sajt är den naturliga plattformen för allt ert varumärkesrelaterade arbete, pressrummet självfallet inkluderat.

Undersökningen är gjord på TT Nyhetsbyråns egna journalister och hade 89 svarande. Den ska inte ses som representativ för hela journalistkåren.


Fem steg för att hitta nyheten




Många pressmeddelanden blir aldrig nyheter. De vanligaste anledningarna är att texterna är för långa, de skickas till fel personer eller bifogas som pdf:er som förblir oöppnade. Kardinalfelet är förstås att de inte är nyheter från början. Vi har bett pr-konsulten Martina Ternheim, med mångårig erfarenhet av att skriva pressmeddelanden, om hennes bästa tips för att få uppslag till nyheter.

 

Så här kan du vaska fram nyheten:

 

  1. Spåna med en kollega. Det är bra att ha ett bollplank som hjälper dig att sortera de gångbara idéerna från de som är fruktlösa. Testskjut på fler personer i din organisation. Alla har olika roller och perspektiv och du kanske har missat något?
  2. Utgå från målgruppen eller målgrupperna. Hur berörs de av din nyhet? Det måste vara relevant för personerna som är tilltänkta mottagare. Det innebär att ni kanske behöver förbereda med olika vinklar och talespersoner, exempelvis experter eller personer som är drabbade eller påverkas. Välj talesperson med omsorg och utifrån den tilltänkta målgruppen. Om det är generella nyheter så kanske det är vd:n som uttalar sig, medan det i nischfrågor bör vara någon med expertkunskap.
  3. Omvärldsbevakning. Finns det pågående händelser eller trender som du kan koppla an till? Exempelvis prisutdelningar, evenemang, trender, pågående nyhetsskeenden. Ha ständigt ett öra mot marken och handla snabbt när tillfället dyker upp.
  4. Lägg ner mest arbete på att skriva rubrik och notisversion. Journalister vill snabbt kunna göra en bedömning av nyhetsvärdet och pressmeddelandets funktion är att göra det lätt för dem. Rubriken ska vara kärnan och en notisversion på två till fyra rader ska innehålla hela nyheten. Prioritera och skriv det viktigaste först och det minst viktiga mot slutet.
  5. Välj kanaler och mottagare med omsorg. Se punkt två om målgruppen. Anpassa innehållet efter respektive kanal och media. Ring och fråga om förhandsexklusivitet. Det kan också fungera som en fingervisning om du har något som är värt att skriva om.

Foto: Maskot/TT


Pressmeddelandemall – en guide över pressmeddelandets anatomi




Följ vår enkla guide till hur du kommer i gång med att skriva ett pressmeddelande. Guiden är anpassad efter vårt verktyg Via TT, men fungerar säkerligen lika bra för andra verktyg också. 



Rubriken
Vi rekommenderar max 40 tecken (det ser bäst ut i vårt verktyg och våra kanaler) och rubriken bör innehålla nyheten. Rubriken blir också ämnesraden för de som mottar pressmeddelandet via mejl. Undvik: Långa ord, orden ”pressmeddelande” eller ”presskommuniké”.  Vårt system hanterar innehållet så att det märks upp så att mottagaren vet att det är en pressrelease.



Notisversionen
Skriv en notisversion på två till fyra rader som sammanfattar nyheten. Skriv notisen så att den går att publicera i sin helhet.



Brödtexten
Här skriver du enbart brödtexten utan rubrik och ingress. Texten bör besvara frågorna vad, vem, hur, när och varför. Hitta någon som kan uttala sig och använd citaten i löpande text. Väljer du en representant från er organisation bör det vara ett citat från någon högt uppsatt. Tänk på att det verkligen bör vara äkta citat. Undvik intern jargong eller formuleringar som låter konstlade. Anpassa språkbruket och ordvalet efter mottagarmediernas läsare. Vill du nå ut i facktidningar – använd fackspråk. Vill du nå ut till en bredare läsekrets – förenkla utan att fördumma. Undvik om möjligt ord som behöver förklaras utan använd synonymer som är lätta att förstå.  



Välj bilder
Bilder gör att innehållet presenteras mer lockande. Tänk på att endast använda bilder som ni har rättigheterna till.


Press-paket
Har ni gjort en undersökning? Bifoga underlaget så att journalister kan kontrollera själva. Finns högupplöst logotyp med? Om ni har använt en fotograf, glöm inte att ange bildbyline. Glöm inte länkar till sajter med ytterligare information.
 


Skriva pressmeddelande – så lyckas du




Att skriva pressmeddelande är ingen trollkonst utan du kommer långt med god planering och en enkel struktur. Här har vi samlat våra bästa tips för att du inte ska falla i vanliga fallgropar – utan ge din nyhet uppmärksamheten som den förtjänar.


1. Har du något att berätta?
För vem eller vilka är det viktigt? Är svaret ”för vårt företag”, ”vår vd tycker att det är viktigt” eller ”HR tycker att vi borde berätta” så kanske ett pressmeddelande inte är att föredra. Om du i stället kan påvisa att människor – eller mer specifikt din målgrupp – påverkas av din nyhet så är det troligare att en redaktör delar din bedömning. Utgå ifrån:

  • Vad har skett? 
  • När har det skett?
  • Vem påverkas? 
  • Hur har det skett? 
  • Varför?
     

Dessa frågor ska besvaras i varje nyhetstext och sitter i ryggmärgen hos alla som arbetar med journalistik. Gör det till en vana att trippelkolla så att ditt pressmeddelande servar redaktören med svaren på dessa frågor.
 
2. Tajming!
Tajmingens betydelse kan inte nog överskattas. Finns det trender, pågående händelser eller skeenden som din nyhet kan kopplas till? Exempel: Hundratusentals svenskar spelar ett populärt mobilspel – så hjälper ditt batteri dem att kunna spela längre.  Dags för höstbudget – här är era synpunkter. Spelar jätteheta bandet i stan? Berätta då om det coola förbandet vars singel rönt stora framgångar. Detta är bara illustrerande exempel. Använd exempelvis TT-kalendern eller våra PM (med förhandsinfo om kommande nyhetsplanering) för att få överblick över kommande nyhetshändelser. Gratis verktyg är exempelvis Google Trends för att se vad som trendar just nu.

3. Känn din målgrupp
Det är lockande att tro att just din nyhet berör ALLA. Var självkritisk när du gör ditt urval i sändlistan. Att skicka för brett riskerar bara att redaktörer slår dövörat till när du försöker nästa gång. Använd, färdiga, uppdaterade listor sorterade på intresseområden hos en leverantör av pressmeddelandetjänster. Då ökar du chansen att pricka rätt.

4. Skicka aldrig en PDF
Att öppna en bifogad fil som eventuellt innehåller en nyhet är ett extra moment för mottagaren, och ta inte för givet att det anses mödan värt. Skriv ditt pressmeddelande som ren text i mejlet.

5. Underbart är kort
Vi rekommenderar maximalt 40 tecken för en rubrik. Rubriken ska innehålla nyheten men också vara intresseväckande.

"Det är svårt och tidsödande att leta case det är hjälpsamt om det finns med i ett pressutskick"

6. Var bjussig
Servera nyheten med bilder, case, citat, statistik i excel eller dylikt. Vi har en egen grafikavdelning som gör nyhets- och infografik och om vi vill göra grafik vill vi kunna utgå från underlaget. Case är personer som berörda av din nyhet och villiga att uttala sig.

7. Tidpunkten
Vår nyhetsproduktion pågår dygnet runt men arbetet med printnyheter enbart mellan 00-19. Tänk på att trenden är att agendan sätts tidigare och tidigare, särskilt vid printproduktion. Minimera risken för att sållas bort genom att hålla dig uppdaterad på pressläggningstiderna hos de medieaktörerna som du vill nå. En inskickad nyhet precis efter pressläggning kan vara lika med ingen nyhet.

7. Titel är betydelsefullt.
Se till att det verkligen är nyckelpersoner som uttalar sig, ju högre titel desto bättre. Säkerställ att kontaktpersonen är på plats och kan svara på frågor. God dag yxskaft!? Du anar inte hur många vd:ar eller kommunikationsdirektörer som sitter i möte eller gör sig oanträffbara i samband med pressutskick.

9. Ring inte för att fråga om mejlet kom fram.
Naturligtvis kom mejlet fram. Förbered initierade frågor i stället och våga fråga rakt på sak: Är detta något för er?

10. Sist men inte minst! Korrekturläs, korrekturläs, korrekturläs.
Vid osäkerhet kring hur ett begrepp skrivs – vänd dig till TT-språket, som är ett rättesnöre för hela journalistkåren. Ett pressmeddelandes eventuella framgång står inte och faller med en liten felskrivning, men upprepade fel signalerar att inte ens dina kollegor anser det mödan värt att läsa.